ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/DP/2024
w sprawie udzielenia zamówienia
Zamawiający:
Akademia Ekonomiczno-Humanistyczna w Warszawie
ul. Okopowa 59
01-043 Warszawa
NIP: 5252208719
Regon 017280390
www.vizja.pl
Jednostka organizacyjna/osoba prowadzącą sprawę:
Biuro ds. Osób z Niepełnosprawnościami/Tomasz Michalak
I. Tryb udzielenia zamówienia
Zapytanie ofertowe na zadania związane z zapewnieniem osobom z niepełnosprawnościami warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie indywidualnych i/lub grupowych lektoratów z języka angielskiego dostosowanych do potrzeb studentów ze szczególnymi potrzebami, w tym z niepełnosprawnościami w łącznej maksymalnej ilości 600 godzin dydaktycznych.
1. Realizacja zajęć przewidywana jest w okresie od października 2024 do czerwca 2025
2. Czas trwania pojedynczych zajęć to 1 godzina dydaktyczna (45min).
3. Łączna, planowana liczba godzin w ramach lektoratu dostosowanego dla 1 studenta: 30h dydaktycznych na semestr – w przypadku studentów studiów stacjonarnych, 16h dydaktycznych w przypadku studentów studiów niestacjonarnych. W szczególnym przypadku dopuszcza się zwiększenie liczby godzin.
4. W przypadku zajęć grupowych przewidujemy grupy ok. 2-4 osób. Liczba godzin dydaktycznych, które musi odbyć student, jest taka sama jak w przypadku zajęć indywidualnych.
5. Zajęcia będą się odbywały według ustalonego harmonogramu, harmonogram może ulec zmianie w zależności od potrzeb i możliwości studentów lub innych, nieprzewidzianych okoliczności.
6. Dokładny harmonogram zajęć zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
7. Zajęcia muszą prowadzić przez cały okres realizacji zamówienia te same osoby wyznaczone przez Wykonawcę do realizacji zamówienia. Osoby te muszą posiadać odpowiednie wykształcenie, umożliwiające prowadzenie lektoratów oraz doświadczenie i wiedzę z zakresu specyfiki komunikacji i pracy z osobami z niepełnosprawnościami i szczególnymi potrzebami.
8. Zajęcia będą odbywały się z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość. Dopuszczalne godziny realizacji zajęć od poniedziałku do niedzieli w godzinach 8.00 – 20.00.
9. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia początkowych i końcowych testów wiedzy celem oceny wyjściowego poziomu oraz przyrostu wiedzy studentów oraz przeprowadzenie egzaminu końcowego dla wybranych studentów
10. Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia niezbędnej dokumentacji potwierdzającej wykonanie usługi ( prowadzenie listy obecności wraz z tematami zajęć, zrobienie zrzutów ekranu (screenów), podpisywanie zestawień miesięcznych przeprowadzonych zajęć. Kompletną dokumentację z danego miesiąca kalendarzowego Wykonawca jest zobowiązany dostarczać do Zamawiającego w oryginale do 10-go dnia kolejnego miesiąca (jeśli 10-ty wypada w dzień wolny od pracy lub w weekend – w kolejny dzień roboczy).
11. Obowiązkiem wykonawcy będzie zrobienie zrzutów ekranu (screenów), na których widoczne będzie zalogowanie wszystkich uczestników obecnych w trakcie zajęć. Na zdjęciach powinien być widoczny Lektor, od którego Wykonawca zobowiązany będzie w momencie podpisania umowy pobrać oświadczenie o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną dotyczącą wykorzystania wizerunku oraz zgodę na wykorzystanie wizerunku i przekazać ją Zamawiającemu. Wzór Oświadczenia o zapoznaniu się z klauzulą informacyjna dotycząca wykorzystania wizerunku stanowi Załącznik nr 2, wzór Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku stanowi Załącznik nr 3.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w terminie wykonania zamówienia, wynikających z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie był w stanie przewidzieć.
13. Zamawiający jest uprawniony do kontroli przestrzegania przez Wykonawcę wszystkich warunków wykonania zamówienia na każdym etapie jego realizacji.
14. Zamawiający przewiduje płatności miesięczne z tytułu realizacji zamówienia, w wysokości odpowiadającej faktycznej liczbie przeprowadzonych w danym miesiącu godzin zajęć.
15. Kwota godzin zajęć podana w zapytaniu ofertowym to orientacyjna kwota maksymalna, w przypadku zrealizowania mniejszej ilości zajęć, należność przysługuje za zajęcia rzeczywiście wykonane.
16. Zajęcia mogą być odwołane przez studenta na 24 godziny zegarowe przed terminem wynikającym z ustalonego harmonogramu. Wykonawcy nie przysługuje wtedy wynagrodzenie za odwołane zajęcia.
III. Termin realizacji zamówienia: październik 2024 – czerwiec 2025
IV. Wymagania wobec wykonawcy:
Typ wymagania: Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Opis wymagania:
W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie wykonawcy, którzy dysponują osobami wyznaczonymi do realizacji zamówienia, które:
a) posiadają wykształcenie wyższe na kierunku: filologia angielska lub/i ukończona lingwistyka stosowana;
b) posiadają doświadczenie w prowadzeniu indywidualnych oraz grupowych lektoratów z j. angielskiego z osobami ze szczególnymi potrzebami, w tym z niepełnosprawnościami;
c) każda z wyznaczonych osób świadczyła w okresie ostatnich 2 lat przed terminem składania ofert łącznie minimum 360 godzin dydaktycznych indywidualnych i/lub grupowych konsultacji z języka angielskiego.
Spełnienie warunku będzie oceniane na podstawie wypełnionego oświadczenia zawartego w formularzu ofertowym oraz dokumentów potwierdzających wykształcenie i doświadczenie ww. osoby.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji prawdziwości ww. oświadczeń poprzez żądanie dokumentów poświadczających kwalifikacje i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, po wyborze oferty a przed podpisaniem umowy.
Typ wymagania: Lista dokumentów/oświadczeń
Opis wymagania:
Wykonawca ubiegający się o zamówienie zobowiązany jest złożyć
1) formularz ofertowy, stanowiący załącznik do ogłoszenia, który powinien zawierać w szczególności:
a) wykaz osób wyznaczonych do realizacji zamówienia wraz z informacją o ich wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu oraz wykazem wykonanych przez nie zajęć, z podaniem przedmiotu, dat wykonania, liczby godzin oraz podmiotów, na rzecz których zostały wykonane usługi;
b) oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym;
c) oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2) kopię dyplomu ukończenia studiów i/lub dyplomu ukończenia studiów podyplomowych;
3) kopię dokumentów potwierdzających wymagane przez zamawiającego doświadczenie (w szczególności świadectwa pracy, zaświadczenia, referencje, protokoły odbioru itp.).
Typ wymagania: Dodatkowe warunki udziału
Opis wymagania:
W postępowaniu nie mogą brać udziału podmioty, które:
1) powiązane są z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez:
a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2) podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę oświadczenia zawartego w formularzu ofertowym.
V. Warunki przygotowania i dostarczenia oferty
1. Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Szczegółowe informacje dot. przygotowania oferty można uzyskać wysyłając zapytania pod adres: bon@vizja.pl
3. Ofertę należy składać: drogą elektroniczną na adres: bon@vizja.pl do dnia 11.10.2024 do godziny 14.00. W tytule e-maila należy wpisać: „Oferta na prowadzenie indywidualnych i/lub grupowych lektoratów z j. angielskiego dostosowanych do potrzeb studentów ze szczególnymi potrzebami, w tym z niepełnosprawnościami”.
4. Oferty otrzymane przez zamawiającego po wskazanym wyżej terminie nie zostaną rozpatrzone.
5. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych
VI. Ocena ofert
Cena: waga 100%
W tym kryterium zamawiający będzie oceniał cenę brutto za przeprowadzenie 1h dydaktyczną (45 minut) zajęć indywidualnych lub grupowych. Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru: najniższa cena / cena badanej oferty × 100.
Cena winna zawierać wszystkie koszty, składniki i podatki niezbędne do wykonania zamówienia i przewidziane przepisami prawa (w tym ewentualne koszty dojazdów, noclegów, itp.). Cena powinna obejmować również wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich. Cenę należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej podana cena stanowi całkowity koszt pracodawcy – razem ze składkami, których odprowadzenie leży po stronie pracodawcy.
VII. Warunki zmiany umowy
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w następujących przypadkach:
1. Zmiany terminu realizacji przedmiotu Umowy w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy.
2. Po ewentualnych urzędowych zmianach w obowiązujących przepisach podatkowych.
3. Zmian będących następstwem zmian wprowadzonych w przepisach dotyczących dotacji podmiotowej przeznaczonej na zadania związane z zapewnieniem osobom z niepełnosprawnościami warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej.
4. W okoliczności zaistnienia, po zawarciu Umowy, przypadku siły wyższej, niezależnej od stron, której strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem Umowy, jak również nie mogły jej zapobiec przy zachowaniu należytej staranności.
5. Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana do pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej strony w ciągu 2 dni roboczych, pod rygorem braku możliwości powoływania się na klauzulę siły wyższej.
VIII. Warunki ogólne zapytania ofertowego
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku innym niż polski powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski oraz poświadczone przez wykonawcę.
2. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni robocze przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że prośba o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do zamawiającego nie później niż na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie po upływie terminu składania wniosku, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania powyższego wniosku.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia lub zmiany zapytania ofertowego do terminu wyznaczonego na składanie ofert bez podania przyczyny.
4. Zgodnie z obowiązującym prawem, niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu cywilnego jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1710 ze zm.).
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewybrania wykonawcy w ramach prowadzonego zapytania ofertowego. W związku z powyższym wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie w stosunku do zamawiającego o zawarcie umowy.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania w sytuacji, w której cena oferty najkorzystniejszej będzie przekraczała kwotę, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, a zamawiający nie będzie mógł jej zwiększyć do kwoty oferty najkorzystniejszej.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpiła zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
8. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta lub wszystkie oferty zostaną odrzucone albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu.
9. Zamawiający unieważni postępowanie obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
10. Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Wykonawcy zamówień polegających na powtórzeniu usług podobnych do usług będących przedmiotem niniejszego zamówienia, o wartości nieprzekraczającej 50% wartości niniejszego zamówienia, pod warunkiem że będą one zgodne z przedmiotem niniejszego zamówienia.
11. W sytuacji, gdy wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, a została złożona więcej niż jedna oferta, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
12. Oferta niekompletna (tj. nie zawierająca wszystkich wymaganych w niniejszym zapytaniu danych lub załączników) podlega odrzuceniu.
13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) wezwania Wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;
b) wezwania Wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;
c) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
d) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia
IX. Odrzucenie oferty
1. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
a. została złożona po terminie,
b. została złożona przez osobę nieuprawnioną,
c. jej treść jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,
d. wykonawca nie przedłożył wszystkich wymaganych dokumentów,
e. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
f. jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
g. która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu.
h. gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty
2. Oferty złożone w postaci pliku zapisanego w formacie niemożliwym do odczytu przez Zamawiającego zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
3. Z tytułu odrzucenia oferty oraz wyników postępowania wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec zamawiającego.
X. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanego dalej „RODO”) zamawiający informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych jest Akademia Ekonomiczno-Humanistyczna w Warszawie (ul. Okopowa 59, 01-043 Warszawa, email: zgloszenia@vizja.pl).
2. Dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z prowadzeniem postępowania dotyczącego zapytania ofertowego w przedmiocie udzielenia zamówienia na wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w pkt II zapytania ofertowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku udzielenia zamówienia dane będą przetwarzane w celu wykonania umowy na podstawie 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Podanie przez wykonawcę danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem udziału w postępowaniu, a następnie zawarcia umowy.
4. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie odmowa dopuszczenia oferenta do udziału w postępowaniu na udzielenie zamówienia publicznego.
5. Odbiorcami podanych danych osobowych będą pracownicy zamawiającego uczestniczący w realizacji zamówienia oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w związku z przeprowadzaną kontrolą wydatkowania środków.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji zamówienia oraz w okresie możliwości kontroli wydatkowanych środków, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
7. Wykonawcy przysługuje prawo do: dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
8. Wykonawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały profilowaniu
10. Jednocześnie zobowiązuje zamawiającego do przekazania ww. informacji osobom, których dane podał w ofercie
Spis załączników:
Załącznik nr 1. Formularz ofertowy [plik docx, 63 KB]
Załącznik nr 2. Wzór Oświadczenia o zapoznaniu się z klauzulą informacyjna dotycząca wykorzystania wizerunku [plik docx, 25 KB]
Załącznik nr 3. Wzór Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku [plik docx, 23.8 KB]