Efektywny system komunikacji w firmie MS Electric

Niniejszy Projekt Społeczno-Gospodarczy jest realizowany wśród pracowników biurowych firmy MS Electric -podwykonawcy inwestycji projektowych i budowlanych na rzecz Innogy Stoen Operator w ramach przetargu ramowego na okres 01.01.2021 r. do 31.12.2022 r.

Projekt polega na usprawnieniu przypływu informacji wśród pracowników biurowych firmy MS Electric poprzez: wprowadzenie procedur utrzymujących porządek chronologiczny wszelkich czynności oraz dokumentów formalno-prawnych na poszczególnych etapach realizacji projektu. W ramach działań wszelkie wykonywane czynności w zakresie prac zarówno projektowych jak i budowlanych będą przez pracowników selekcjonowane i umieszczane w odpowiednich folderach każdego opracowywanego projektu – w nowym programie i specjalnie utworzonym do tego systemie.

Prace projektowe i budowlane prowadzone przez firmę MS Electric są wykonywane są m.in. we współpracy z klientami indywidualnymi, deweloperami oraz urzędami państwowymi. Ilość składanej dokumentacji w instytucjach państwowych – jest bardzo obszerna a brak przepływu informacji lub opóźnienie w komunikowaniu o danych oraz statusie dokumentacji powoduje szereg komplikacji w kolejnych etapach prac projektowych i budowlanych. Usprawnienie przepływu informacji między poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie, zostanie ulepszony dzięki wykorzystaniu programu przy pomocy którego zostanie utworzony system spełniający potrzeby przedsiębiorstwa. Zostaną utworzone również wszelkie foldery i linki do dokumentacji oraz wydarzeń związanych z prowadzeniem prac projektowych; cykl szkoleń – składający się z 3 spotkań – na których będą omawiane problemy wynikające z braku efektywnej komunikacji między komórkami organizacji, sposób zarządzania informacją na poszczególnych etapach realizacji projektu (inwestycji) oraz mechanizm optymalizacji czynności projektowych (mających wpływ na zwiększeniu efektywności pracy i zminimalizowaniu zbędnych zakłóceń na etapie planowania i wykonawstwa) następnie każdy pracownik będzie wdrażał wiedze i mechanizmy usprawniające przepływ informacji zaprezentowane podczas szkolenia, poprzez segregowanie i umieszczanie wniosków, map, decyzji, zmian do decyzji, warunków przyłączenia od zleceniodawcy, korespondencji od Klientów, umów oraz zgód – do odpowiednich folderów nowego systemu oraz w harmonogramach projektów. Brak sprawnego przepływu informacji skutkuje nieterminowym wywiązywaniem się z umowy dotyczącej daty zakończenia prac projektowych i budowlanych – a co za tym idzie nakładaniem przez Zleceniodawcę kar pieniężnych pogarszając relacje partnerskie między tymi przedsiębiorstwami. Pozyskanie umiejętności zarządzania informacją nabytych podczas szkoleń oraz dokumentowanie poszczególnych etapów prac projektowych po ich wdrożeniu pozwolą na weryfikację zrealizowanego projektu społeczno- gospodarczego w postaci raportu zbiorczego od Zleceniodawcy w porównaniu z poprzednimi okresami.

Każdy pracownik biurowy po przejściu etapu szkoleniowego i wdrożeniowego będzie w szybki i prawidłowy sposób relacjonował działania dotyczące realizacji projektu – usprawniając tym samym przepływ informacji między komórkami firmy w celu skutecznego i terminowego zakończenia prowadzonej inwestycji na rzecz zleceniodawcy.