ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/DP/2024
w sprawie udzielenia zamówienia
Zamawiający:
Akademia Ekonomiczno-Humanistyczna w Warszawie
ul. Okopowa 59
01-043 Warszawa
NIP: 5252208719
Regon 017280390
www.vizja.pl
Jednostka organizacyjna/osoba prowadzącą sprawę:
Biuro ds. Osób z Niepełnosprawnościami/Tomasz Michalak
I. Tryb udzielenia zamówienia
Zapytanie ofertowe na zadania związane z zapewnieniem osobom z niepełnosprawnościami warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej.
II. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa komputerów przenośnych wraz z akcesoriami oraz udzielenie gwarancji, w szczególności:
Zadanie nr 1
Komputer przenośny typ 1 – 3 sztuki
Zadanie nr 2
Komputer przenośny typ 2 – 3 sztuki
Zadanie nr 3
Komputer przenośny typ 3 – 4 sztuki
2. Szacunkowa wartość zamówienia: 9 990,00 zł brutto za jedną sztukę komputera przenośnego, o którym mowa w Zadaniu nr 1, 2 oraz 3. Oferty, które przekroczą wartość zamówienia za sztukę komputera przenośnego odnośnie do każdego z zadań pozostają odrzucone z uwagi na nie spełnienie warunków zapytania ofertowego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego
4. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
5. Zamawiający nie przewiduje możliwość składania ofert wariantowych
6. Oferowany przez Wykonawcę sprzęt musi być fabrycznie nowy, nieużywany i wolny od wad.
7. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wykonania naprawy sprzętu w terminach i na warunkach określonych w niniejszym dokumencie i w umowie stanowiącej załącznik 3 do Zapytania ofertowego.
8. Tam gdzie w Zapytaniu ofertowym oraz pozostałych dokumentach zapytania wskazane jest pochodzenie sprzętu, którego dostawa stanowi przedmiot zamówienia (marka, znak towarowy, producent) lub normy, aprobaty, specyfikacje techniczne i systemy odniesienia, Zamawiający dopuszcza oferowanie sprzętu równoważnego zapewniającego uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych przez Zamawiającego.
9. Miejsce dostawy: ul. Okopowa 59, 01-043 Warszawa
III. Termin realizacji zamówienia: październik 2024 – czerwiec 2025
Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt i akcesoria do siedziby Zamawiającego w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, nie później jednak niż do dnia 18.12.2024 r.
IV. Wymagania wobec wykonawcy:
1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie podpisanego oświadczenia znajdującego się w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.
2. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej możliwość prawidłowej, terminowej i rzetelnej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie ze wszystkimi wymogami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie podpisanego oświadczenia znajdującego się w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.
3. W postępowaniu nie mogą brać udziału podmioty, które:
1) powiązane są z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez
a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadanie co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawame w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2) podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie podpisanego oświadczenia znajdującego się w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.
V. Warunki przygotowania i dostarczenia oferty
1. Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
2. Wraz z ofertą Wykonawca złoży:
1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 1;
2) Dokument określający status prawny Wykonawcy (wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) dotyczy osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
3) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik. Pełnomocnictwo należy przedstawić w postaci skanu wraz z ofertą.
3.Szczegółowe informacje dot. przygotowania oferty można uzyskać wysyłając zapytania pod adres: bon@vizja.pl;
4.Ofertę należy składać w formie skanu podpisanego formularza ofertowego na adres e-mail bon@vizja.pl wraz z załącznikami w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28.11.2024 r. do godz. 10:00. W tytule wiadomości e-mail należy wpisać Dotyczy zapytania ofertowego nr 4/DP/2024.
5.Oferty składane drogą elektroniczną powinny zawierać skany oryginalnych dokumentów podpisanych podpisem tradycyjnym, kwalifikowanym podpis elektronicznym lub profilem zaufanym
6.Oferty otrzymane przez zamawiającego po wskazanym wyżej terminie nie zostaną rozpatrzone.
VI. Ocena ofert
1. Ocena ofert odbędzie się na podstawie następujących kryteriów:
Cena: waga 100%
W tym kryterium zamawiający będzie oceniał sumę ceny brutto za Zadanie nr 1, zadanie nr 2 i Zadanie nr 3. Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani wg następującego wzoru: najniższa cena / cena badanej oferty × 100.
Cena winna zawierać wszystkie koszty, składniki i podatki niezbędne do wykonania zamówienia i przewidziane przepisami prawa (w tym koszty transportu, wniesienia, itp.). Cenę należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców o uzyskanej punktacji oraz ustali z Wykonawcą, którego ofertę wybierze jako najkorzystniejszą, termin i sposób podpisania umowy. Jeżeli w terminie 7 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą
VII. Warunki zmiany umowy
Zamawiający może dopuścić przypadki możliwości zmiany umowy, które jednak nie zmieniają istotnych warunków zapytania ofertowego
VIII. Warunki ogólne zapytania ofertowego
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku innym niż polski powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski oraz poświadczone przez wykonawcę.
2. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni robocze przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że prośba o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do zamawiającego nie później niż na 3 dni robocze przed wyznaczonym terminem składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie po upływie terminu składania wniosku, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień zamawiający może udzielić wyjaśnień lub pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania powyższego wniosku.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia lub zmiany zapytania ofertowego do terminu wyznaczonego na składanie ofert bez podania przyczyny.
4. Zgodnie z obowiązującym prawem zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu cywilnego jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1710 ze zm.).
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewybrania wykonawcy w ramach prowadzonego zapytania ofertowego. W związku z powyższym wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie w stosunku do zamawiającego o zawarcie umowy.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania w sytuacji, w której cena oferty najkorzystniejszej będzie przekraczała kwotę, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia, a zamawiający nie będzie mógł jej zwiększyć do kwoty oferty najkorzystniejszej.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania, jeżeli wystąpiła zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
8. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli nie zostanie złożona żadna oferta lub wszystkie oferty zostaną odrzucone albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu.
9. Zamawiający może unieważnić postępowanie obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
10. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia wartości zamówienia na poszczególne części, jednak wartość umowy nie przekroczy 50% wartości pierwotnego zamówienia.
11. W sytuacji, gdy wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, a została złożona więcej niż jedna oferta, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
12. Oferta niekompletna (tj. nie zawierająca wszystkich wymaganych w niniejszym zapytaniu danych lub załączników) podlega odrzuceniu.
13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) wezwania Wykonawcy do złożenia uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących ofert;
b) wezwania Wykonawcy do przedłożenia dodatkowych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w formularzu ofertowym;
c) poprawienia oczywistych lub nieistotnych omyłek w ofercie;
d) podjęcia negocjacji z wybranymi lub wybranym wykonawcą celem uzyskania możliwie korzystnych warunków zamówienia
IX. Odrzucenie oferty
1. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
1) została złożona po terminie,
2) została złożona przez osobę nieuprawnioną,
3) jej treść jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego,
4) wykonawca nie przedłożył wszystkich wymaganych dokumentów,
5) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
6) jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
7) która zostanie złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w niniejszym postępowaniu,
8) gdy wykonawca nie złoży w wyznaczonym terminie uzupełnień oraz wyjaśnień dotyczących oferty.
2. Oferty złożone w postaci pliku zapisanego w formacie niemożliwym do odczytu przez Zamawiającego zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
3. Z tytułu odrzucenia oferty oraz wyników postępowania wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec zamawiającego.
X. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanego dalej „RODO”) zamawiający informuje, że:
- Administratorem danych osobowych jest Akademia Ekonomiczno-Humanistyczna w Warszawie (ul. Okopowa 59, 01-043 Warszawa, email: rektorat@vizja.pl).
- Dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z prowadzeniem postępowania dotyczącego zapytania ofertowego w przedmiocie udzielenia zamówienia na wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w pkt II zapytania ofertowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku udzielenia zamówienia dane będą przetwarzane w celu wykonania umowy na podstawie 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Podanie przez wykonawcę danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem udziału w postępowaniu, a następnie zawarcia umowy.
- Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie odmowa dopuszczenia oferenta do udziału w postępowaniu na udzielenie zamówienia publicznego.
- Odbiorcami podanych danych osobowych będą pracownicy zamawiającego uczestniczący w realizacji zamówienia oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w związku z przeprowadzaną kontrolą wydatkowania środków.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji zamówienia oraz w okresie możliwości kontroli wydatkowanych środków, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Wykonawcy przysługuje prawo do: dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w RODO.
- Wykonawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Spis załączników:
Załącznik nr 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia [plik docx, 63 KB]
Załącznik nr 2. Formularz ofertowy [plik docx, 60,7 KB]
Załącznik nr 3. Wzór umowy [plik docx, 67,1 KB]